Personvernerklæring
INTEGRITETSPOLICY overfor våre kunder.
Hunsbedt Bil AS beskytter din personlige integritet, og med denne integritetspolicyen ønsker vi å informere deg om hvordan vi håndterer dine personopplysninger. Vi behandler dine personopplysninger i henhold til gjeldende lovgivning og personvernregler.
Hvem er ansvarlig for personopplysningene dine?
Hunsbedt Bil AS, org.nr. 976569636, adresse Industrigata 18, 4480 Kvinesdal, og telefonnummer 38357000, er behandlingsansvarlig for håndteringen av opplysningene dine i henhold til denne policyen.
Hvilke personopplysninger behandler Hunsbedt Bil AS?
Personopplysningene vi behandler er de opplysningene som du har gitt til oss, eller som vi har innhentet fra deg eller en tredjepart.
Personopplysninger som du har gitt til oss: Når du gjør et kjøp hos oss, leier/låner/prøvekjører et kjøretøy, inngår avtale om dekkoppbevaring, selger kjøretøyet ditt til oss eller leverer kjøretøyet ditt på vårt verksteder, gir du en viss informasjon om deg til oss, og det samme gjelder når du registrerer en kundekonto hos oss. Du kan også komme til å gi informasjon til oss av andre årsaker, f.eks. når du har vært i kontakt med oss via en av våre mange kanaler, eller om du har besøkt et av våre arrangementer eller vår butikk. Informasjonen du utleverer kan for eksempel være navnet ditt, registreringsnummeret på kjøretøyet ditt, kontaktopplysninger, kortnummer, annen økonomisk informasjon, personnummeret ditt eller spørsmål om produkter eller tjenester som du ønsker å vite mer om, eller informasjon om kjøretøyet ditt som du har oppgitt til oss.
Personopplysninger som vi har innhentet fra deg eller en tredjepart: Når du leverer kjøretøyet ditt på et av våre verksteder for reparasjon eller service, innhenter vi opplysninger om kjøretøyet. Informasjonen er først og fremst av teknisk karakter, som opplysninger om kjørelengde, status for ulike komponenter, bruk av bilens funksjoner og analyse av bilens ulike egenskaper. Ved verkstedsbesøk lagrer vi også opplysninger om besøket, gjennomført feilsøking og utført arbeid inklusive produktene som er reparert, skiftet ut eller installert. Vi innhenter informasjon om kjøretøyets ulike identifikasjonsnumre, og dette innhentes også når du kjøper eller leaser et kjøretøy fra oss. Hvis det gis kreditt, hender det at vi tar en kredittsjekk. Hvis du besøker en av våre hjemmesider, kan vi også komme til å innhente personopplysninger automatisk via hjemmesiden, for eksempel informasjon om IP-adressen din.
Vi kan også komme til å behandle opplysninger om deg som vi i markedsføringsformål, eller for å forbedre kundeopplevelsen din, har kjøpt eller fått tilgang til fra offentlige registre og databaser, f.eks. nasjonale kjøretøyregistre eller ulike kredittopplysningstjenester.
Personopplysningene som angis ovenfor kan vi komme til å behandle om deg også i de tilfeller der en annen leverer inn kjøretøyet ditt til oss for reparasjon eller service for din regning. Hvis du leverer inn et kjøretøy som en annen er registrert eier for, eller om du representerer et foretak, behandler vi navnet ditt og kontaktopplysningene dine.
Til hvilke formål behandler vi personopplysningene dine?
All innhenting og behandling av personopplysninger skjer i den hensikt å administrere og utføre våre forpliktelser overfor deg, forbedre våre tilbud og tjenester og kommunisere disse til deg, samt for å ivareta våre rettigheter og oppfylle våre plikter i henhold til lov eller avtale.
For å kunne oppfylle vår avtale med deg eller for å iverksette tiltak på anmodning fra deg før avtale inngås, behandler vi følgende personopplysninger til følgende formål:
- Vi behandler navnet ditt og personopplysningene dine, ditt
kundenummer, registreringsnummer, kjøretøyinformasjon, informasjon om de
produktene eller tjenestene du har kjøpt/leid/leaset/lånt eller ønsket
opplysning om, samt betalingsinformasjon (f.eks. kortnummer eller
faktureringsadresse) i den hensikt å administrere vårt kundeforhold,
inklusive din betaling. Vi behandler også disse opplysningene for å
oppfylle våre forpliktelser som følger av de avtalene du har inngått med
oss, og for å gi deg informasjon om de produktene og tjenestene du har
bedt om fra oss. Hvis du har en kundekonto hos oss, behandler vi også
informasjon om kjøpshistorikk og informasjon om brukerprofilen din.
Informasjon som er lagret i kjøretøyets datamaskin, kan komme til å
behandles i forbindelse med service og vedlikehold, eller for at vi skal
kunne utføre feilsøking og fastslå og utbedre feil på kjøretøyet. - Vi behandler navne- og kjøpsopplysninger, kontaktopplysninger,
opplysninger om kjøpet ditt, registreringsnummer og eventuell
kjøretøyinformasjon for å kunne håndtere dine eventuelle krav i
forbindelse med angrerett, reklamasjon eller garanti. - Vi behandler opplysninger om navnet ditt, personnummeret ditt og
førerkortopplysningene dine samt opplysninger om din økonomiske
situasjon, for å kunne fastslå identiteten din når vi inngår avtale med
deg, for å verifisere førerkortet ditt og for å utføre kredittsjekker.
Behandlingen av personnummeret ditt er klart motivert ut fra betydningen
av sikker identifisering i forbindelse med inngåelsen av våre avtaler,
og er også nødvendig for å kunne levere ut kjøretøy i forbindelse med
prøvekjøring. - Når du har prøvekjørt/leaset/leid/lånt et kjøretøy av oss, behandler
vi opplysninger om navnet ditt, kontaktopplysningene dine, hvilken
tidsperiode og hvilket kjøretøy du har disponert, slik at vi skal kunne
administrere eller viderefakturere eventuelle bøter, avgifter eller
skader og lignende som er knyttet til den tiden du har disponert
kjøretøyet. - For å kunne utføre test av IT-systemene som brukes til å
administrere bestillingen din av våre produkter eller tjenester, i den
hensikt å sikre at disse holder en høy kvalitet og et høyt
sikkerhetsnivå
Vi behandler personopplysningene dine til følgende formål ut fra en interesseavveining:
- Vi behandler opplysninger om kjøpene dine, informasjon om
verkstedsbesøk og kontaktopplysningene dine i den hensikt å utvikle vår
forretningsvirksomhet og våre kundetilbud, utføre kundeanalyse,
feilsøking, support, tester samt til statistiske formål og
spørreundersøkelser. Vi har en berettiget interesse i å behandle dine
personopplysninger for å kunne forbedre vårt tilbud, sikre
kundetilfredshet og at systemene våre holder høy kvalitet og et høyt
sikkerhetsnivå. - Vi behandler dine kontaktopplysninger for å kunne kommunisere med
deg som kunde eller potensiell kunde, ved å sende direktemarkedsføring,
nyhetsbrev, påminnelser om service/dekkskift osv. og kundeundersøkelser
via post, e-post, SMS eller andre digitale kanaler, forutsatt at du ikke
har hatt innvendinger mot behandlingen. Vår berettigelse i å behandle
dine personopplysninger er at vi ønsker å kommunisere med deg som kunde
eller representant for et foretak til markedsføringsformål. - Vi behandler service- og reparasjonshistorikk i den hensikt å bruke
opplysningene til diagnose, oppgradering, reparasjon og service av
kjøretøyet ditt. Teknisk informasjon kan også brukes til produkt- eller
tjenesteutvikling. Informasjonen lagres også i den hensikt å kunne tilby
en potensiell fremtidig eier av kjøretøyet ditt tilgang til
servicehistorikk samt annen kjøretøyregulert informasjon som kan være
relevant for denne å kjenne til, som når en viss reservedel byttes ut
eller hvilken service som er utført på kjøretøyet. Vår berettigelse i å
behandle dine personopplysninger er å kunne vise at vi oppfyller krav
fra respektive kjøretøyprodusenter, av sikkerhetsårsaker og for å kunne
tilby kundene våre de riktige verkstedstjenestene. - Hvis du leverer inn et kjøretøy på vårt verksted for en annens
regning eller i egenskap av å være representant for et foretak, f.eks.
som fører av en tjenestebil, behandler vi navnet ditt samt kontakt- og
kjøretøyopplysninger i den grad det er nødvendig for at vi skal kunne
oppfylle våre forpliktelser overfor vår kunde. Vår berettigede interesse
i å behandle dine personopplysninger er at vi ønsker å kommunisere med
deg som kontaktperson, samt at vi trenger å følge opp hvem som har
levert inn kjøretøyet hos oss. - Hvis en annen leverer inn kjøretøyet hos oss, behandler vi navnet
ditt, kontaktopplysninger og kjøretøyinformasjon for å kunne utføre
arbeidet, i den hensikt å kunne oppfylle vår avtale om reparasjon eller
service overfor den som har levert inn kjøretøyet ditt. Informasjon som
er lagret i kjøretøyets datamaskin, kan komme til å behandles i
forbindelse med service og vedlikehold, eller for at vi skal kunne
utføre feilsøking og fastslå og utbedre feil på kjøretøyet. Vår
berettigelse i å behandle dine personopplysninger er at vi skal kunne
oppfylle vår avtale overfor kunden og gjennomføre aktuell service eller
reparasjon på kjøretøyet ditt. - Vi kan komme til å behandle bevegelig materiale fra
overvåkingskameraer som inneholder personopplysninger om deg når du
besøker vårt anlegg, i innbruddsforebyggende hensikt. Overvåking skjer
bare i områder som er særskilt utsatte for innbrudd.
Vi behandler følgende personopplysninger hvis du har gitt ditt samtykke til det, i tilfellene nedenfor:
- Hvis du har registrert en kundekonto hos oss, har du gitt ditt
samtykke til at vi behandler de opplysningene du har gitt oss, samt
informasjon om kjøpshistorikk og budhistorikk, i den hensikt å
administrere kontoen din samt utforme personlig informasjon til deg. - Hvis du har samtykket i å få direktemarkedsføring fra oss, f.eks.
nyhetsbrev, SMS-påminnelser eller kataloger, behandler vi
kontaktopplysningene dine til dette formålet over en lengre periode. - Hvis du har samtykket til det, eller om vi ellers har rett til å
gjøre det i henhold til gjeldende lov og praksis, kommer vi til å
analysere informasjon om kjøpshistorikk, kjøretøydata som vi har
innhentet fra kjøretøyet ditt i forbindelse med et verkstedsbesøk, eller
informasjon som vi ellers har om kjøretøyet ditt, som modell og
produksjonsår, f.eks. når du har kjøpt et kjøretøy fra oss. Analysen av
informasjonen skjer i den hensikt å kunne sende personlige og relevante
tilbud til deg.
For å oppfylle rettslige forpliktelser:
- Vi behandler også opplysningene dine i den grad behandlingen er
nødvendig for å følge gjeldende lovgivning, myndighetsbeslutning og
eventuelle andre rettslige forpliktelser som er pålagt Hunsbedt Bil AS.
For eksempel lagrer vi opplysninger om din avtale med oss i den
utstrekning det er nødvendig for å følge gjeldende bokføringslov.
Personopplysningene dine behandles i ulike systemer som samkjøres.
Hvem kan få tilgang til personopplysningene dine?
Som utgangspunkt behandles opplysningene dine bare av Hunsbedt Bil AS samt av våre bilimportørers IT-selskap. Når vi deler opplysninger med våre bilimportøters IT-selskap, er selskapet i de fleste tilfeller databehandler for oss, noe som innebærer at selskapet behandler dine opplysninger for vår regning. For eksempel deler vi dine opplysninger med Volvo Car Retail Solutions, som på oppdrag fra oss håndterer markedskommunikasjonen med deg som kunde. Vi deler også opplysninger med andre aktører som er våre databehandlere, f.eks. leverandører som vi leier inn for datalagring eller annen datahåndtering, betalingstjenester, distribusjon av varer eller informasjon, trykk, markedsføring eller analyser. Databehandleren har ingen egen rett til å bruke eventuelle personopplysninger, og Hunsbedtr Bil AS inngår databehandleravtale med leverandøren.
Hunsbedt Bil AS kan også komme til å utlevere dine personopplysninger til følgende aktører, som selv er behandlingsansvarlige for sin håndtering av dine opplysninger:
- Vi kan komme til å utlevere ditt personnummer og økonomisk informasjon til kredittforetak for kredittsjekk.
- Vi kan komme til å utlevere dine kontaktopplysninger og
kjøretøyopplysninger til kjøretøyprodusenter og generalagenten for
respektive kjøretøymerke. Det er først og fremst spørsmål om
kjøretøyinformasjon som utleveres, men for å håndtere tilbakekallinger
og garantikrav, forekommer det også at kontaktinformasjon utleveres til
disse aktørene. - Vi kan også komme til å utlevere kjøretøyinformasjon til andre
aktører innen kjøretøyprodusentens autoriserte nettverk, for at
nettverket skal kunne tilby kunder de riktige verkstedstjenestene. - Vi kan også komme til å utlevere dine personopplysninger til
forsikringsselskap når du kjøper et kjøretøy av oss eller leverer inn
kjøretøyet ditt til service eller reparasjon, f.eks. ved
skadereparasjoner. - Vi kan komme til å utlevere dine opplysninger til myndigheter fordi
det er nødvendig, eller fordi de har rett til informasjon, f.eks. for
registrering av kjøretøy i kjøretøyregisteret.
Vi ønsker også å opplyse om at det kan være våre samarbeidspartnere som er behandlingsansvarlige når du bruker våre verkstedstjenester, kjøper tilleggstjenester eller produkter som leveres av en av våre samarbeidspartnere (f.eks. kjøretøyinformasjon som kjøretøyprodusenter innhenter, eller informasjon om du tegner forsikring eller finansiering med finans- eller forsikringsselskap som vi samarbeider med). Disse aktørene har da et eget ansvar for å informere deg om håndteringen av dine personopplysninger.
Hvordan beskytter vi personopplysningene dine?
Vi, og eventuelt våre samarbeidspartnere, har iverksatt sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysningene som behandles. Vi har brannmurer med intelligent inntrengingsbeskyttelse som verner mot eksterne trusler, for å hindre uautorisert tilgang til våre nettverk og systemer. Fysisk tilgang til data er beskyttet der bare autorisert personale har tilgang, og hvis data flyttes utenfor vårt datasenter for sikkerhetskopiering, krypteres informasjonen. Våre ansatte har strenge instrukser om å håndtere all informasjon i henhold til gjeldende lover, regler og policyer. Det er bare personene som trenger tilgang til systemer der personopplysningene lagres, som gis tilgang, og alle data er beskyttet med tilgangsregler. Analyser gjennomføres regelmessig, både internt og eksternt, for å identifisere og korrigere eventuelle sårbarheter.
Vi og våre samarbeidspartnere behandler som hovedregel personopplysningene dine bare innen EØS. I de tilfeller der informasjonen behandles utenfor EØS, gjøres dette bare i henhold til gjeldende personvernlovgivning.
Hvor lenge lagres personopplysningene dine?
I hvor lang tid Hunsbedt Bil AS lagrer personopplysningene dine, er avhengig av hvilket formål som ligger til grunn for en viss behandling av personopplysningene dine. Vi lagrer ikke opplysningene dine lengre enn det vi har rett til i henhold til personvernlovgivningen, annen relevant lovgivning, regler og retningslinjer fra ulike myndigheter eller anbefalinger fra bransjeorgan. Nedenfor har vi ført opp noen eksempler på hvor lenge vi lagrer personvernopplysningene dine.
- Når du har kjøpt våre produkter eller tjenester, lagrer vi i
utgangspunktet opplysningene dine så lenge kundeforholdet består, og av
og til lengre, for å oppfylle forpliktelser i lov og avtale. - Kjøretøyinformasjon lagres i kjøretøyets antatte ”levetid”.
- I henhold til gjeldene lovgivning har vi rett til å lagre
kontaktopplysninger for direktemarkedsføring i en tidsperiode etter
kjøpet ditt, eller etter at avtalen har løpt ut. Denne tidsperioden kan
variere, avhengig av hva avtalen gjelder. Hunsbedt Bil AS kan derfor
komme til å lagre personopplysningene dine for å sende
direktemarkedsføring til deg i den tiden vi har rett til å gjøre det i
henhold til gjeldende personvernlovgivning, markedsføringslov og
praksis. - Hvis du har gitt ditt særskilte samtykke til å få
direktemarkedsføring, nyhetsbrev og påminnelser, kommer vi til å lagre
disse personopplysningene til du avregistrerer deg eller ber oss om å
slutte å kontakte deg. - For deg som har registrert en brukerkonto hos oss, behandler vi
samtlige av personopplysningene dine til du avregistrerer kontoen din
hos oss. - I de tilfellene opplysningene er innhentet fra tredjeperson for å
brukes til direktemarkedsføring, lagres ikke opplysningene lengre enn
det Hunsbedt Bil AS har rett til, og der det mangler klare regler eller
retningslinjer, slettes opplysningene innen et kalenderkvartal. - Til bokføringsformål lagrer vi, i henhold til gjeldende
bokføringslov, informasjon som kreves om vår avtale med deg i henhold
til slik lov, i seks år.
Personopplysningene kan lagres i lengre tid enn det som er angitt ovenfor, i den grad vi plikter å gjøre det i henhold til lov, forordning eller myndighetsbeslutning.
Hvordan kan du påvirke vår behandling av personopplysningene dine?
Du har rett til når som helst å tilbakekalle hele eller deler av ditt samtykke om behandling av personopplysninger. Tilbakekallingen av ditt samtykke får imidlertid ingen innvirkning på vår behandling av dine personopplysninger i tiden før tilbakekallingen fant sted. Du har også rett til når som helst å innvende mot behandlingen av personopplysningene dine til direktemarkedsføring eller profilering.
I henhold til gjeldende personvernlovgivning har du rett til å få tilgang til informasjon om hvilke personopplysninger vi behandler om deg, samt rett til å be om retting av personopplysningene dine.
Under visse forutsetninger har du også rett til å be om sletting eller begrensning av personopplysningene dine eller innvende mot vår behandling. Du har også rett til, under visse forutsetninger, å få ut de personopplysningene du har gitt til oss, i et strukturert, allment benyttet og maskinlesbart format, og du har rett til å overføre disse til en annen behandlingsansvarlig (dataportabilitet). Du har også rett til å klage til Datatilsynet eller annen kompetent tilsynsmyndighet som utøver tilsyn over foretakets håndtering av personopplysninger.
Du trenger aldri å utlevere dine personopplysninger til Hunsbedt Bil AS, men i tilfelle du ikke gjør det, kan vi som regel ikke inngå eller oppfylle en avtale med deg, unntatt hvis det er snakk om kontantsalg i butikken til en lavere verdi eller det er spørsmål om en viss kontaktinformasjon, f.eks. e-post, og opplysningen ikke er nødvendig for en spesifikk transaksjon.
Webanalyse og informasjonskapsler (cookies)
Som en del av arbeidet med å lage et brukervennlig nettsted, ser vi på brukermønsteret til de som besøker nettstedet. For å analysere informasjonen bruker vi analyseverktøyet Google Analytics. Google Analytics bruker informasjonskapsler/cookies (små tekstfiler som nettstedet lagrer på brukerens datamaskin), som registrerer brukernes IP-adresse, og som gir informasjon om den enkelte brukers bevegelser på nett. Eksempler på hva statistikken gir oss svar på er; hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes. Ingen av informasjonskapslene gjør at vi kan knytte informasjon om din bruk av nettstedet til deg som enkeltperson. Informasjonen som samles inn av Google Analytics lagres på Googles servere i USA. Mottatte opplysninger er underlagt Googles retningslinjer for personvern. En IP-adresse er definert som en personopplysning fordi den kan spores tilbake til en bestemt maskinvare og dermed til en enkeltperson. Sidene bruker Google Analytics sin sporingskode som anonymiserer IP-adressen før informasjonen lagres og bearbeides av Google. Dermed kan ikke den lagrede IP-adressen brukes til å identifisere den enkelte brukeren.
Les mer om informasjonskapsler
Kontaktinformasjon
Hvis du vil utøve dine rettigheter, kan du sende brev til Hunsbesdt Bil AS på adressen Industrigata 18, 4480 Kvinesdal, eller sende e-post til: firmapost@hunsbedtbil.no Har du spørsmål angående våre håndtering av personopplysninger, er du også velkommen til å kontakte oss på telefon 38357000 og oppgi at du ønsker å snakke med vårt personvernombud.
Denne integritetspolicyen er vedtatt av Hunsbedt Bil AS den 23.04.2018.